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【法人向け】登記簿謄本を取得する際の必要書類は?

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目次

登記簿謄本とは?

登記簿謄本とは、「登記記録が記載された登記用紙を複写したもの」を指します。
登記簿謄本と登記事項証明書は、名称が異なるだけで証明内容は同じです。
この2つの違いは「登記所が登記事務をコンピュータ処理しているか否か」です。

登記事務をコンピュータで処理していない登記所:

登記事項を直接登記用紙に記載しています。
その用紙を複写・証明したものを登記簿謄本と言います。

登記事務をコンピュータで処理している登記所:

登記事項は磁気ディスクに記録されています。
その内容を用紙に印刷・証明したものを登記事項証明書と言います。

登記簿謄本という名称は、登記情報が紙で処理されていた時代に使われていました。
現在ではこの言葉だけが残り一般的に広く使われています。
そのため、「登記簿謄本」という表現が使われていても「登記事項証明書」を指す場合が多いです。

登記簿謄本の種類は?

登記簿謄本(登記事項証明書)には次の4種類があります。
証明すべき内容によってそれぞれ使い分けます。

(1) 履歴事項証明書

「現在の登記内容」と「交付請求した日の3年前の年の1月1日以降の変更履歴」が記載されています。
4種類の中で一番情報量が多く使う頻度が高いです。

(2) 現在事項証明書

「現在の登記内容」のみ記載されています。
履歴事項証明書と比べて見やすいというメリットはありますが、情報量が少ないため、必要書類として提出を求められることはほとんどありません。

下記の内容が記載されています。

(3) 閉鎖事項証明書

履歴事項証明書に記載されない交付請求した日の3年前の年の1月1日より前の古い変更履歴等が記録されている「閉鎖登記簿の内容」が記載されています。
閉鎖された会社の登記記録が必要なときに取得します。

(4) 代表者事項証明書

会社の現任の代表者に代表権があることを証明するための証明書です。
会社法人等番号や商号等、履歴事項証明書の内容と重複していることから、必要書類として提出を求められることはほとんどありません。
不動産の登記申請の際に必要書類として取得します。

また、(1)~(3)については、全部事項証明一部事項証明の2種類があります。
たとえば、現在事項証明書であれば「現在事項全部証明書」と「現在事項一部証明書」のが存在します。
全部事項証明書には全ての区分についての情報が記載されていますが、一部事項証明書には取得時に指定した一部の区分についての情報のみが記載されています。
登記事項証明書が必要書類として提出が求められた場合は、基本的に全部事項証明書のみを取得すれば問題ありません。

登記簿謄本(登記事項証明書)が必要書類として求められるのはどんなとき?

法人で登記簿謄本(登記事項証明書)を必要書類として提出を求められる主なシーンを紹介します。

(1) 会社を設立するとき

会社を設立すると、法務局で登記簿謄本(登記事項証明書)が取得できるようになります。
設立から2ヵ月以内に定款等の写しや会社の登記簿謄本等を添付した「法人設立届出書」を税務署に提出します。

(2) 登記内容を変更するとき

以下のように登記内容に変更が生じた場合、登記簿謄本(登記事項証明書)が必要となります。

(3) 決算申告をするとき

登記内容の変更があった場合のように必ず必要ではありませんが、収支・経費等を明確にする確定申告の際に、税理士から必要書類として提出を求められることがあります。
このときに必要な登記簿謄本(登記事項証明書)は、直近の履歴事項全部証明書です。
登記簿謄本(登記事項証明書)が必要か否かは税理士の判断によります。

(4) 金融機関から融資を受けるとき

法人が銀行等の金融機関から融資を受けるとき、印鑑証明書や事業計画書等の他に登記簿謄本(登記事項証明書)も必要書類として提出します。
この場合に必要書類である登記謄本(登記事項証明書)は、履歴事項全部証明書です。

(5) 補助金や助成金を申請するとき

国や地方自治体が提供する補助金・助成金に申請する場合、登記簿謄本(登記事項証明書)を必要書類として提出します。
このときに必要書類である登記簿謄本(登記事項証明書)は、履歴事項全部証明書です。
特定業種向けの補助金・助成金を申請する場合は、事業目的等が確認されることもあります。

(6) 銀行口座を開設するとき

開設する銀行口座と同じ数の登記簿謄本(登記事項証明書)が必要です。
このとき、印鑑証明も必要書類として求められることがあります。
登記簿謄本(登記事項証明書)をコピーして原本は返却されることが多いです。

(7) 取引先と契約をするとき

契約の際に登記簿謄本(登記事項証明書)と印鑑証明が必要書類として提出を求められることが多いです。

(8) ドメインを取得するとき

登記簿謄本(登記事項証明書)は、属性型jpドメイン取得(.co.jp、or.jp等)の申請時の必要書類となります。

(9) 許認可の申請をするとき

事業目的を追加する場合の許可・認可を申請する際、登記簿謄本(登記事項証明書)が必要書類となります。
履歴事項全部証明書や閉鎖事項全部証明書の提出が求められる場合が多いです。

登記簿謄本(登記事項証明書)を取得する際の必要書類は?

登記簿謄本(登記事項証明書)を取得する際の必要書類は申請書です。
申請書には登記簿謄本(会社の商号・本店(法人の名称・事務所)を記載し、所定の手数料額に相当する収入印紙(登記印紙も使用可能)を貼付します。
これを登記所の窓口に提出して登記簿謄本(登記事項証明書)を取得します。

登記簿謄本(登記事項証明書)の取得方法は?

会社・法人の登記事項証明書や登記簿の謄本・抄本は、誰でも所定の手数料を納付すれば取得できます。

登記簿謄本:

コンピュータで管理されていない登記簿の謄本・抄本は、会社等の本店または支店の所在地を管轄する登記所でのみ取得できます。

登記事項証明書:

商業・法人登記情報交換システムにより最寄りの登記所から他の登記所管轄の会社・法人のものを取得することができます。
登記所または法務局証明サービスセンターの窓口での交付請求の他、郵送による交付請求や、自宅・会社等のパソコンからインターネットを利用してオンラインによる交付請求も可能です。
請求した証明書は、自宅・会社等への郵送の他、最寄りの登記所や法務局証明サービスセンターでも受け取れます。

※窓口に証明書発行請求機が設置されている登記所もあります。
これを操作することで登記事項証明書等交付申請書を作成できます。
この場合、登記事項証明書等交付申請書を記載する必要はありません。

登記簿謄本(登記事項証明書)を取得する際の必要書類は?

忙しくて法務局に行けない方や手数料を節約したい方は、オンラインでの交付請求がおすすめです。
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(1) 窓口請求よりも安く取得できる

郵便受取は500円(税込)、窓口受取は480円(税込)です。(窓口請求は600円(税込))

(2)来庁不要

(3)平日21時まで利用可能

窓口請求は17時15分までです。

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